Pour commencer, prenez un temps chaque début de semaine et chaque début de mois pour créer vos « to-do list » quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles. Vous avez appris à vous connaître, et ainsi vous pouvez créer des listes réalistes, ajustées à votre rapport personnel au temps.
Ne vous fixez que 3 à 5 « grandes priorités » par jour.
Une technique qui fait beaucoup parler d’elle en ce moment est la technique Pomodoro, ou encore la technique de la tranche de tomate. Elle permet de séquencer vos journées en alternant pauses et activités. Pendant une période assez courte (de 20 minutes à une demi-heure), il s’agit de ne porter son attention que sur une seule tache. Puis d’enchainer avec une pause de cinq minutes maximum puis de passer à une autre tache/ tranche de tomate et ainsi de suite.
Au bout de quatre tranches de tomate, pratiquez des pauses plus longues de 15 à 30 minutes. Ces périodes de travail assez courtes permettent de ne pas s’essouffler et de relancer le moteur. L’autre avantage de cette méthode des petits pas est d’éviter de se laisser impressionner par l’ampleur d’une tache.
Quand l’utiliser ?
– Au quotidien, dans vos tâches un peu longues, celles qui nécessitent une bonne attention dans les jours un peu « down », en cas de fatigue, de stress ou autre, pour rester efficace malgré tout.
– Quand vous voulez estimer le temps passé sur une tâche ou canaliser le temps à passer sur une tâche
– En particulier dans un open space ou un espace où vous êtes plusieurs à travailler, pour avoir des temps vraiment efficaces individuellement et partager des pauses en même temps
Comment l’utiliser ?
Le plus simple est d’installer une application sur votre smartphone ou votre ordinateur :
– PomoDoneApp (Mac, windows.. sur ordi)
– Be Focused (Iphone)
– Scheduler (android)
– Pomotodo (android wear)
– Focus 10 (windows 10)
– FlowTime : extension google chrome
Un peu de lecture
David Allen, S’organiser pour réussir, la Méthode GTD (Getting Things Done) ou l’art de l’efficacité sans le stress, propose une méthode qui permet d’accroître vos capacités d’organisation, votre efficacité et votre créativité sans multiplier vos efforts.
Déjà appliquée dans les plus grandes entreprises internationales, elle peut transformer radicalement votre manière de vivre et de travailler. Son principe : votre efficacité est directement proportionnelle à votre capacité à vous détendre. Si votre esprit est clair et vos idées organisées, vous pouvez améliorer vos performances sans subir de stress.
Ce livre vous apprend à :
- réévaluer vos objectifs au fur et à mesure que les priorités changent
- vous débarrasser du sentiment d’être débordé, anxieux, stressé, impuissant.
- planifier et matérialiser vos projets
- accepter de ne pas pouvoir tout faire en même temps.